Как настроить импорт данных из Google Таблиц в Google Data Studio

Бывает, в отчет GDS нужно добавить данные из источника, который нельзя подключить напрямую, или оставить комментарии для коллег и клиентов. Рассказываем, как решить эти задачи с помощью Google Таблиц.

Когда мы поделились с читателями своим шаблоном Google Data Studio, нам стало приходить много вопросов о том, как в этом инструменте кастомизировать те или иные настройки.

Начинаем постепенно и развернуто отвечать. Сегодня рассказываем, как мы подключили Google Таблицы и настроили вывод данных из этого источника по диапазонам дат. Поехали!

Зачем это нужно

Мы используем импорт данных из Google Таблиц, чтобы оставлять в отчетах комментарии для клиентов. Цифры и графики в Google Data Studio могут быть для них совершенно непонятны. Поэтому мы комментируем ключевые моменты, объясняем, что привело к таким результатам. В отчете это выглядит так:

Комментарии специалист оставляет в «Таблицах», на страницы отчета они попадают автоматически

Комментарии меняются в зависимости от выбранного диапазона дат. Так что можно всегда открыть нужный период и посмотреть пояснения.

Комментарии — частный случай. Еще Google Таблицы удобно использовать, когда данные нельзя подгрузить в GDS напрямую — нет нужного коннектора или не хочется отдавать деньги за платные решения. Так, данные из Google Ads и Google Analytics подключаются без проблем, а вот из Директа — только через платный коннектор Supermetrics.

Теперь переходим к настройке. Мы подготовили инструкцию на примере нашей задачи с комментариями. Но, разобравшись один раз, вы сможете настроить импорт и для решения других задач.

Инструкция: настраиваем импорт данных

Мы будем подключать таблицу к уже готовому шаблону отчета для клиентов. Поэтому алгоритм будет такой:

1. Подготовить таблицу, в которую будем заносить данные для импорта.
2. Подключить новый источник в Google Data Studio.
3. Настроить вывод данных в отчете.

Давайте по порядку.

Готовим таблицу

Создаем на «Диске» новый файл «Google Таблиц».

Создаем таблицу, из которой будем импортировать данные в отчет GDS

Таблице лучше дать понятное название, чтобы не запутаться. Особенно если их будет много — для разных отчетов по разным проектам. Например, можно назвать ее «Комментарии для отчета по клиенту %name%».

Я свою назвал «Комментарии к отчету …»

Открываем таблицу и даем названия столбцам. У меня так:mark

• «Дата» — в формате ггггммдд;
• «Комментарий» — текст пояснения;
• «Страница» — номер страницы в отчете GDS;
• «Название страницы» — заголовок страницы в отчете.

Получается примерно так

Подключаем источник данных в Google Data Studio

Чтобы данные передавались в отчет, нужно настроить интеграцию с источником данных — нашей таблицей.

Заходим на главную страницу Google Data Studio и нажимаем «Создать» → «Источник данных».

Интерфейс почти аналогичен другим продуктам Google — «Диску», «Документам» и т. д.

В списке коннекторов Google находим и выбираем «Таблицы».

По умолчанию открывается список уже имеющихся таблиц на «Диске»

Выбираем созданный файл и нужный лист. Оставляем включенными чекбоксы:

• «Заголовки — значения первой строки»
• «Включить скрытые и отфильтрованные ячейки»

Проверив настройки, кликаем «Связать»

Мы привязали источник. Теперь, чтобы данные отображались в нужных отчетах и в нужном виде, добавим таблицы на страницы и настроим отображение.

Настраиваем вывод данных в отчете

Чтобы добавить комментарии в отчет, откройте нужный лист в режиме редактирования и следуйте алгоритму.

1. Добавляем элемент «Таблица»: «Вставить» → «Таблица».

Добавляем таблицу на страницу отчетаmark

2. Редактируем параметры таблицы:

• Выбираем источник данных: «Интегрированная Google Таблица».
• В разделе «Параметр» добавляем элемент «Дата» и переносим его выше элемента «Комментарий».
• В разделе «Показатель» удаляем параметр по умолчанию Record Count.
• В разделе «Сортировка» выбираем «Дата».

Параметры элемента «Таблица» для вывода комментариев к отчету из «Google Таблиц»

3. Переходим на вкладку «Стиль»:

• Отключаем чекбокс «Показывать заголовок».
• Отключаем нумерацию строк.
• Включаем перенос строк для тела таблицы.

Настраиваем внешний вид таблицы

4. Устанавливаем диапазон дат по умолчанию на вкладке «Данные».

Выбираем пункт «Специальные». Так в отчете будут отображаться комментарии за определенный период — тот, который мы установим для всего листа.

Устанавливаем диапазон дат по умолчанию для таблицы

5. Настраиваем фильтр.

Чтобы на листе отчета отображались комментарии, которые относятся только к этому листу, мы добавляем фильтр по названию листа.

Помните, при подготовке таблицы мы добавляли колонки «Страница» и «Название страницы»? Они-то нам и пригодятся для настройки этого фильтра.

Названия страниц в «Google Таблице» с комментариямиmark

В GDS заходим в параметры таблицы на вкладку «Данные» и кликаем «Добавить фильтр».

Чтобы найти раздел «Фильтр», пролистайте вниз

Задаем настройки фильтра:

• Выбираем «Включить».
• Находим параметр «Название страницы».
• Выбираем пункт «Содержит».
• Вводим название текущего листа так, как мы указали его в «Google Таблице» с комментариями.
• Кликаем «Сохранить».

Так выглядят настройки фильтра в интерфейсе GDS

Вот и все — импорт данных настроен. В режиме просмотра комментарии из «Google Таблицы» выглядят так:

Комментарии из таблиц в режиме просмотра

Несколько советов напоследок

1. Если вы добавляете, изменяете или удаляете какие-то столбцы в «Google Таблице», не забудьте после этого обновить поля в GDS. Откройте интеграцию с этим источником данных и кликните «Обновить поля» в нижнем левом углу.

Посмотреть все подключенные источники данных можно на вкладке «Источники данных» на главной странице GDS

Если этого не сделать в отчете таблицы с комментариями будут выглядеть так:

2. Для каждого листа отчета настраивайте фильтр по названию страницы, чтобы ненужные комментарии не отображались на странице.
3. Используйте диапазон дат, чтобы отображать только те комментарии, которые актуальны для конкретного периода. Например, комментарии за прошлый или текущий месяц.
4. Чтобы новый комментарий появился в отчете, обновите данные.

Если этого не сделать, комментарий добавится автоматически, но с небольшой задержкой

На этом все. Если у вас остались вопросы по импорту данных из «Google Таблиц» или другим инструментам и возможностям Google Data Studio — задавайте их в комментариях, мы обязательно ответим.